fenixodont

Har du tröttnat på att läsa? I så fall:
– En beskrivning av mina tankar finns på Dentbizpodden. Det är ett avsnitt där Åsa Lindgren och Maria Stiernstedt från Dental Business Group intervjuade mig. God stämning utlovas!

”Aldrig försent att börja göra rätt”.

och sedan läsa vidare:

Oavsett vilken verksamhet man är inblandad i, fotbollslaget, familjen, arbetslaget, arbets-
platsen, så bygger framgång på att man kan visualisera och tydliggöra syften. Med utgångs-
punkt från dessa kan man upprätta Mått, Mål och Delmål och de Handlingsplaner som behövs för att kunna nå dessa.

Att SE SAMMA VERKLIGHET är mycket viktigt. Här inledningsvis, två konkreta tips som beskriver detta.

# Har du ett budskap du vill få fram, nå ut med, så börja med att ”beskriva kartan” alltså den miljön ni befinner er i och där ni verkar. Få alla åhörare att se samma verklighet innan du börjar med ditt budskap.  Ett sådant upplägg beskrivs i samband med Retorik, talekonst. I detta sammanhang handlar det om konsten att övertyga, helt enkelt att få med sig människor.

# När ni er verksamhet har möten och tar beslut eller då ni börjar använda nya metoder och material, dokumentera då detta skriftligt. Hur, var och när ni gör det, är upp till er men glöm inte skriva till datumet då ni var överens, det vill säga den tidpunkt då ni såg samma verklighet. Det dokumentet är referensen ni har som er gemensamma utgångspunkt på att ni varit överens och att alla då såg samma verklighet. Saker förändras och ni behöver uppdatera dessa dokument tillsammans. Detta för att ni alla hela tiden ska veta vad som gäller. Det vill säga se samma verklighet. Med allt som finns i en tandvårdsmottagning att hålla reda på är det lätt att glömma bort något. Då är det bra att det finns ”minneslappar” att ta fram. Sådana dokument finns omnämnda på flera ställen här på fenixodont sidan.

Det som jag ser som själva grundbulten, själva grundstommen för verksamheten är ”Våra Mål, Syften och Förmågor”. Den hittar du  i delen ”VERKTYGEN – VERKSAMHETENS BYGGSTENAR”. Andra viktiga dokument är Handlingsplaner och det finns många fler som exempelvis vilken information vi ger våra patienter. Det är viktigt att vi tillsammans med dem ser samma verklighet.

Vad anser vi vara Sjukt respektive Friskt?

Alla i Tandvårdsteamet bör av trovärdighet gentemot patienterna och sig själva ha en samsyn om vad som är Friskt och vad som är Sjukt avseende grundsjukdomarna Karies och Parodontit. Och hur vi ser på de risker att bli sjuk och hur vi kan FÖREBYGGA att sjukdom uppstår? Hur får vi de sjuka att Bli friska och sedan Förblir friska. Bli och Förbli Frisk, här gäller det att vi alla, alltså även patienterna ser samma verklighet. Vilken behandling respektive stödbehanding är effektiv just för den patienten med de behoven denna uppvisar?  Vilka metoder ska vi använda och vilka material fungerar i våra händer. Vem gör vad på våra patienter och hur ofta ska vi se dem? Vilka behov har våra patienter och vilka resurser har vi? Hur får vi saker och ting att gå ihop?  Det har betydelse att alla i teamet går igenom frågor som dessa och sedan lägger upp strukturer för att tackla utmaningarna.

OBS! Det tar tid att få alla se samma verklighet men väl där, vinner ni snabbt tillbaka den tiden. Och tänk på att ”minsta effektiva omhändertagandenivå” är patienten. Dom måste vara med. Att kunna ge rätt behandling vid rätt tidpunkt är ett mål för alla terapeuter. Då karies och parodontit finns med varje dag, måste den drabbade patienten ha Kunskap och insikter för att sätta in rätt behandling på sig själv.

Då jag själv råkat ut för en benskada hade jag turen (?) att få prova på att vara patient. Första besöket efter operationen innebar en efterkontroll med omläggning utförd av en erfaren  och mycket kunnig sjuksköterska. Hon gav mig all information hon kunde, vilket var mycket mer än vad jag behövde. Det hela avslutades med att sköterskan med vana händer, satte på mig en stödstrumpa. Nästa steg var att jag skulle ta mig några steg mot en dörr lite längre bort i korridoren, för ett första besök hos fysioterapeuten. Det första hon sa var: ”-VA!! Vad är det där för strumpa? Den behöver inte du, av med den!!” Jag som patient uppfattade det som att det var Två stuprör som jobbade 10 meter från varandra. Hur kom det sig? Hade de olika mål? Nix, samma mål, en god rehabilitering för mig, problemet var nog snarare bristande samarbete på grund av att man inte såg samma verklighet fullt ut. Och detta i sin tur beroende på bristande kommunikation dem emellan.

Annat exempel från vården som kan uppfattas som stuprör trots samma målsättning. Tandhygienisten som instruerar patienten i tandsticka veckan efter tandläkaren i rummet bredvid rekommenderat tandtråd. För patienten är det en jätteskillnad mellan en snörstump och en träbit. Det gäller att FÖREBYGGA genom att prata ihop sig. Så att alla ser samma verklighet. Detta är också viktigt för att man ska kunna utvärdera de behandlingar man utför på ett mer systematiskt sätt. Man behöver hålla någon typ av linje i sitt agerande. Hur många patienter har vi lyckats få friska det gångna året? Hur kan vi nå lite längre nästa år?

Bli Frisk strukturer

Som nämnts på annat håll ska en fast struktur ses som den ryggrad som håller kliniken i balans i och med att den kan böjas beroende på vad som den blir utsatt för. Då handlar det om de undantag vi ibland behöver göra. Har man en fast struktur kan man göra undantag för man hittar alltid tillbaka till strukturen. Har man ingen struktur vet man inte när man gör undantag. Risken då är att resultaten blir slumpmässiga och man kan då inte utvärdera de metoder man använder sig av.

Bilden visar ett exempel från nittiotalet, då man hade en annan parodontitklassifikation än den idag.  (Klicka här så kan du läsa om vad som gäller idag 2025 beträffande ”Den nya klassificeringen av parodontit”). Det här var den plan vi använde för patienter med grav parodontit med horisontell bensänkning med mer än 1/3 av rotlängden men inga ”furkar” eller vertikal benfickor.

Exempel Patient Information

Även här behöver alla i Teamet vara med och utforma det egna informationsmaterialet. Det är mycket bra om man kan få någon av de egna patienterna att medverka i att ta fram detta material. Har ni någon pensionerad och passionerad svenska lärare så fråga denne. Förekommer det många språk bland era patienter så se till att ni har informationsmaterial som når dem. Patientrepresentanter är utmärkta i många avseenden då vi i ”Tandvårdssekten”  behöver input även från andra ögon och perspektiv.

Manualer

Först en retorisk fråga: Behöver rutiner vara skriftliga? 

Föreställ dig en familj, mamma, pappa och tre barn i skolåldern en regnig morgon i mitten av november. Klockan är 06.30 en väckarklocka ringer inget händer. 10 minuter senare ringer nästa väckarklocka och den första som snoozats börjar på nytt larma. Nu uppstår snabbt en febril familjeaktivitet. Påklädning, frukost, tandborstning, väskpackning, stövlar regnkläder etc.  Å sen iväg mot skolor och arbeten. Från klockan 06.40 med fem mer eller mindre medvetslösa människor till en dryg timma senare, fem individer som vandrar ut genom dörren in i regnet förberedda för sina olika arbetsuppgifter under dagen. Hur kan detta fungera, har man skriftliga rutiner? Är ju en massa uppgifter att hantera.  NIX, jag har träffat en hel del familjefolk genom åren och det var bara en familj som hade skriftliga rutiner. Eller snarare delegering baserad på skriftliga överenskommelser. En familj med sju barn. Där varje barn visste vad den skulle bidra med för att få morgonrutinerna att fungera.

Normalstora familjer har inga skriftliga rutiner och detta beror på att de yngre medarbetarna är infödda och upplärda sedan barnsben av de två grundarna av företaget Familjen. Jag tror faktiskt som pappa att jag skulle uppfatta det som ett hot om min fru plötsligt sa:

”- Vet du, nya grejer är på gång, kan du vara vänlig att skriva upp dina morgonrutiner. Det hade förenklat saker och ting för mig!”  Då jag i min egen hjärna formulerade vad hon skulle säga på nästa utandning: ”- Du förstår att jag har hittat en mycket bättre man än vad du har varit. Han kommer ersätta dig från och med nästa månadsskifte.  Det blir bara sååååå mycket enklare för honom att smälta in i min familj om du skriver ned det lilla som du tillfört.”

Det finns en hel del rutinmässiga uppgifter i en tandvårdsmottagning, kallelserutiner, betalningsrutiner, inköpsrutiner och inte minst hygienrutinerna. De senare är så pass omfattande att man ofta har en hygienansvarigtandsköterska. Hen behöver inga skriftliga rutiner för den dagliga verksamheten den har hen på sina fem fingrar.  Kanske har hygienansvariga också ett ”Årshjul” där åtminstone de mer sällanförekommande rutinerna finns nedskrivna, typ valideringar och liknande. MEN skulle hygiensköterskan inte dyka upp en dag (hon har kanske hittat ett bättre tandvårdsteam än ert, eller nog snarare är det sjukdom som orsakar frånvaron) så skulle det vara toppenbra om alla rutiner fanns nedskrivna så att verksamheten skulle kunna hållas igång av er andra.

Här ett annat exempel på när en manual är bra att har: Vissa material och metoder som används väldigt sällan har ofta en massa steg där olika ämnen ska användas i rätt ordning och på rätt sätt. För dessa är det bra att ha en skriftlig rutin att ta fram då det behövs.

MÖTEN För att se samma verklighet

 I Sverige har vi en tradition av möten, vi har en tydlig möteskultur. Alla ska ha rätten att få föra fram sina synpunkter och tillsammans ska man komma fram till ett klokt beslut som alla ska kunna känna att det skett i enighet (”konsensus”). Ibland går vår vilja om enighet så långt att det blir viktigare att vara överens än att basera beslut på fakta. Beslut måste baseras på någon typ av fakta, först då kan man försöka nå konsensus i någon fråga. För att en verksamhet ska kunna gå framåt behöver inte målet vara konsensus för alla möten. Ju mindre av tyckande desto bättre. Ett konkret faktaunderlag med en realistisk konsekvensbeskrivning underlättar att bra beslut tas. Ibland måste faktiskt den ytterst ansvarige för verksamheten ta sitt ansvar.

På sina håll är möteskulturen så uttalad att man får intrycket att mötesdeltagarna mer eller mindre medvetet ser till att beslut undviks, hänskjuts till nästa möte eller bara glöms bort.  Sådan attityd innebär att ännu mer möten behövs, möten som skulle kunna vara onödiga om man istället, hade tagit ett beslut. Ibland har det slagit mig att det verkar som att människor som sitter på ineffektiva möten vill att de  ska vara ineffektiva för att man ska få ytterligare möjligheter att sitta på möten för att kunna ha mysiga/spännande diskussioner för att bekräfta varandra och forma en illusion av att man är Någon. Men då har jag uppfattats som negativ. (Undra varför? Ha ha ha!!!)

Nu tas det ändå vissa beslut på mötena. Problemet som istället då  ofta uppstår är att dessa beslut aldrig följs upp och medvetenheten om detta innebär att beslut aldrig ens sätts i verket. Det finns inga krav, och finns det inga krav så kan man vara säker på att det då inte heller finns någon som kollar upp. Ett sådant förhållningssätt innebär att samma frågor dyker upp regelbundet på möten år efter år. Samma Beslut måste då tas på nytt och inte heller denna gång följs det upp. Inget händer varför ännu mer möten behövs.  Ibland gå det så långt att nya typer av möten behövs.  Möten vars syfte är att förbereda för andra möten så kallade Förmöten.  (Verkar jag bitter? Ha ha ha)

För att möten ska kännas behövda måste dessa leda till något av värde eftersom möten tar tid från verksamheten oavsett vilken typ av verksamhet det gäller. Likaväl som ett patientute- blivande på 30 minuter gör att det tar ett antal timmar innan man jobbat igen den förlusten innebär ett möte på 30 minuter utan att något kommer ut ur mötet samma förlust för verksamheten. För att möten ska vara effektiva krävs planering, ett tydligt innehåll och ett genomförande som innebär att mötet ”går ihop ekonomiskt” för verksamheten. 

Det finns stora Beslut….vi behöver bygga en ny mottagning, vad ska vi välja?  Vem ska vi anställa?  Och det finns små…vi behöver flytta på cykelstället.  Oavsett vad det gäller så kan man följa kedjan Behov->Möten-> Beslut->Åtgärd->Utvärdering->Återkoppling om man vill få saker ur händerna.

Ibland finns det beslut som man inte vet vilka konsekvenser de kan få.  Att exakt förutsäga vilka konsekvenser som komplexa och omfattande beslut kan leda till är svårt och ibland omöjligt. Detta i sig kan ibland vara hämmande för verksamheten. Man törs helt enkelt inte ta första steget. Uppgiften är, för några eller för alla, en allt för stor bit att ta tag i. I sådana fall kan man bryta ned det hela till mindre delar. Delar som visserligen är små men ändå utgör små steg i den riktning man vill gå. Att utnyttja PDCA metoden kan vara lämplig. PDCA står för Plan Do Check Act och är helt enkelt samma kedja som ovan och kan applicera även på små delprojekt.  Det ingår i det kontinuerliga förbättringsarbetet inom kvalitetsbegreppet som Deming beskrivit.

Precis som med så mycket annat handlar det om att se samma verklighet. Möten intar en central plats i detta.  Här kommer ett antal exempel på möten som förekommer  inom tandvården

Morgonens första möte

Vi kommer till jobbet där vi träffar våra vänner och startar dagen med att slå på strömmen men även stämningen genom att med ett leende säga GOD MORGON! till varandras Möjliggörare.

Morgonmötet Informationsmöte

Innan första patienten, går vi igenom dagens arbete. Alla i Teamet deltar. Hur ser Tidboken ut, var har vi tider för ev. akuta. Finns det pucklar där det kan uppstå stress? Vilka är patienterna? Fyller någon år idag, skulle ett grattis få hen känna sig lite extra mycket som Någon? 

Alla i teamet står upp under detta 5-10 min långa möte

Dagens sista  möte

Innan vi går hem säger vi tack för idag, trevlig kväll, ses imorgon. Och kanske ger någon beröm byggt på fakta ”Vad bra du hanterade telefonsamtalet med Gösta!”

Övrig tid på dagen

På fikaraster, luncher, i patientmötet etc fortsätter vi som vi alltid gör, Vad gjorde du i helgen, hur mår ditt barnbarn har din pojkvän klarat tentan, vad tråkigt att din mormor avlidit….det vill säga vi umgås. OCH Naturligtvis på fikat bjuder arbetsgivaren på kaffe, knäckebröd och ost.

Veckomöten Informations- och diskussionsmöte

I samband med ”gofika” fredag förmiddag. Samlar vi ihop denna veckas ”Vad har vi varit bra på” och ”Vad kan bli bättre”.  Ordet är fritt, saker som behöver diskuteras vidare skrivs upp så att det kommer med på månadsmötet. ”-Sista patient vi hade igår kände sig otrygg då det inte fanns en brandsläckare i väntrummet. Jag ska på Bygghandeln imorgon lördag jag köper då en släckare där. Är det OK! – JAAA, ta kvittot!  Beslut kan tas på veckomöten.

Månadsmötet Informations-, diskussions och beslutsmöte

Precis som ”Årskonferensen” är detta ett protokollfört möte.  Det ska vara förberett och strukturerat. Syftet med mötet är att följa upp månadens resultat avseende dimensionerna  Ekonomi – Frisk/Sjuk – Välbefinnande.

Förberedelser för riktigt effektiva möten: Alla i Teamet skriver under månaden upp de punkter var och en vill ta upp på månadsmötet. Verksamhetsansvarig är huvudansvarig för mötet. Hen eller av hen utsedd person sätter ihop en dagordning med de punkter som ska tas upp.  Bakom varje punkt skrivs vilken typ av punkt det är: Informations-, Diskussions- och/eller Beslutspunkt. Dessutom kan man ange hur lång tid varje punkt får ta.  För varje möte utses på ett rullande schema en sekreterare som för protokollet digitalt. Varje möte startas med att gå igenom förra månadsmötets minnesanteckningar. Har tagna beslut genomförts och följts upp?

Efter mötet mailas protokollet ut till alla.  Längden på månadsmötet jan vara runt en timma .  Alltid schemalagd i tidboken, annars är risken stor för att den trängs undan av annat som prioteras just då som viktigt.  Precis som vad som gäller för patientbehandlingar: FÖREBYGGA och SE SAMMA VERKLIGHET

Årskonferensen Bokslut och Budget såväl ekonomiskt som odontologiskt

Hur har det gångna året gått?  

Vad har vi varit bra på och vad kan vi bli bättre på?

Genomgång av alla dokument, manualer, strukturer, rutiner, etc. Vad ska fasas ut och vad ska föras in?

Vilken Kompetensutveckling behöver vi. Hur ska den vara. Vilka kurser kan behövas?

Att Teamet reser bort för Årskonferens ökar samsynen.  Lämplig längd kan vara från lunch till lunch  med aktiviteter,  middag och övernattning.

————

Möten tar tid precis som att göra handlingsplaner, manualer etc. Dessa aktiviteter måste löna sig. De måste medverka till att på ett eller andra sätt öka vinsterna i de tre dimensionerna Ekonomi – Frisk/Sjuk – Välbefinnande, för alla i Teamet , alltså även patienterna. Därför tycker jag att man på mötena (egentligen, – Alltid och hela tiden) ska fokusera på

• Vad är viktigast just nu och varför?
• Hur löser vi / når vi det på effektivt sätt? Läs i delen ”Kvalitet verksamhetens grundsten” hur effektivitet definieras och tänk på att det ska vara kul att arbeta. Det har tagits upp redan i Inledningen
• Hur kan vi sedan nå längre?

Helt enkelt  följa de olika stegen som en behandlingsplan består av. Alltså då man vill ta en patient från ett Tillstånd A till ett Tillstånd B. Om vi tycker att det i den kliniska situation är bra att lägga upp handlingsplaner för patientbehandlingar så borde ju det upplägget även kunna fungera för oss i Teamet

Med risk för att uppfattas som tjatig, FÖREBYGGA och SE SAMMA VERKLIGHET är de centrala delarna. Har ni läst de olika delarna på fenixodont så vet ni redan detta. Inte springa runt och släcka bränder.  Inte hela tiden ösa båten, utan istället hitta läckorna och täppa till dessa med hjälp av alla i Teamet.  Å glöm inte heller att se till att det inte börjar brinna någonstans.

Det hela handlar om samsyn, precis som för andra team. Fotbollslaget:  -Vad är vår uppgift? Ha kul! Vinna! Hur gör vi det? Genom att göra fler mål än motståndarlaget Hur går det till?  Se till att bollen hamnar oftare i motståndarlagets mål än i vårt eget. Beskriv kartan, bollplanen. Var tydlig med i vilket mål bollen ska sparkas in i. Hur samarbetare vi för att utnyttja våra olika kompetenser på bästa sätt. Hur ge och ta emot passningarna från varandras Möjliggörare?

Genom att kontinuerligt upprätta olika typer av dokument skapas en samsyn där var och en i teamet utgör delarna av en helhet.  Regelbundet följer ni upp utfallet. Gör justeringar hela tiden för att kontinuerligt kunna nå lite längre.

Tidboken och Avvikelser

Är två viktiga verktyg som ni redan använder er av. På andra håll finns såväl tidboksplanering som avvikelsehantering beskrivna. Det ges även utmärkta kurser i detta. Då min ambition med fenixodont är främst att visa i stora drag att det inte är så svårt att kunna nå lite längre med rätt inställning så hänvisar jag för Tidboksplanering och Avvikelsehantering till andra utbildare!

Fester, Födslar och Dödslar

Apropå Inställningar och Förhållningssätt så är det viktigt att Teamet tillsammans, firar segrar men även uppmärksammar ”begravningar” av exempelvis uttjänta lokaler och utrustningar, övergivandet av gamla metoder.  Händelser måste markeras.

Att tillsammans äta julbord eller en sommarlunch inför semestrar är trevliga inslag. Att träffas utanför verksamheten visar tydligt att man hör ihop och att vi firar något gemensamt. Man kan kanske tänka sig, om man nu har inställningen att inte ta med sig jobbet hem utan istället försöka ta fritiden med sig till jobbet. På fika och luncher prata man ofta om vad som hänt i helgen eller hur dopet av barnbarnet var eller den nya Serien på Max. Varför då inte ordna en fest, ett studiebesök (icke tandvårdsrelaterat), utflykt eller vad man nu kan tänka sig. Och varför inte ta med respektive med eller utan familjer och nära vänner då Teamet har någon typ av höst- eller våraktivitet. Jag hörde talas om ett Tandvårdsteam som bjöd in alla sina patienter på grillfest.  De visade verkligen för alla att de ville ha med alla i stor-Teamet.

Det blir så roligt när man får ansikten på de personer man prata om och som skapar hur dagarna ser ut och hur de blir.

Marknadsföring

När man hör ordet Marknadsföring, går tankarna direkt mot reklam och försäljning. Men själva ordet i sig beskriver något mer åt hållet att Föra något till en Marknad. Med fenixodont vill jag föra något till en marknad. Det är FÖREBYGGA i alla led som jag vill föra ut till er som läser detta, det vill säga marknaden. Jag vill förflytta något från ett Tillstånd A till ett Tillstånd B.  Ni vill förflytta en patient från att vara sjuk till att Bli och Förbli frisk. Det är den affärsidén ni vill marknadsföra.  Ser man på marknadsföring som att förflytta folk från ett tillstånd till ett annat kan man i princip sätta likhetstecken mellan orden Ledarskap och Marknadsföring.

Man brukar skilja på intern och extern marknadsföring.

Intern marknadsföring handlar om hur man agerar mot de som redan är medarbetare. Extern marknadsföring riktar sig till dem som ännu inte är era medarbetare.  Eftersom det på många håll i fenixodont betonas att se patienterna som sina medarbetare, så innefattas de i den Interna marknadsföring såväl som vi Proffsen.

I den Externa marknadsföringen så handlar det mer om de som ännu inte är era patienter.  Ska man ständigt ta emot nya patienter eller räcker det med 1200 personer i övre medelåldern och äldre?  Om era patienter inte blir friskare och inte heller avlider, eller om lagningar och protetik går sönder i samma takt som ni hinner att laga dem så är det nog en bra balans. Men med en inställning av att FÖREBYGGA  så behöver man inte bara behålla de befintliga utan även ständigt fylla på med nya patienter. En stor del och framförallt den viktigaste delen av den Externa marknadsföringen gör era redan befintliga Patienter, var därför rädda om dem.
Någon har sagt att: ”- En nöjd kund berättar i snitt för 3 personer om den utmärkta servicen de fått. En missnöjd kund berättar däremot i snitt för 11 personer om den.”

Relationsmarknadsföring

Är du medlem?  Den frågan dyker ofta upp då man ska betala för sina varor oavsett om det är Coop, ICA, IKEA, Åhlens eller HM. Varför? Det hela ingår i ett begrepp som kallas för Relationsmarknadsföring. Det är den övergripande processen att skapa nya och bibehålla lönsamma kundrelationer genom att leverera överlägset kundvärde och kundnöjdhet och få värde tillbaka från kunden”. Wikipedia

Så här kan stegen mot en sådan relation se ut:

Kundämne -> Kund ->Klient – >Supporter/Anhängare – >Förespråkare-> Partner/Medarbetare

Kundämne är den personen som exempelvis behöver nya byxor. Kund blir hen då hen går in i en affär och köper byxorna. Klient blir hen då hen kommer tillbaka för att köpa mer kläder, som en skjorta eller t-shirt. Supporter/anhängare blir hen då hen blir Medlem. Förespråkare är då hen talar om hur bra affärskedjan är. Partner/Medarbetare är det ultimata tillstånd. Kunden har blivit en del av konceptet och ingår som en mer eller mindre värdeskapande merarbetare, sorry medarbetare. En stor del av IKEA’s koncept ligger i detta. Vem är det som utgör sista ledet i produktionen av hyllan Billy? Kunden har blivit medarbetare i form av hyllmontör. Har IKEA’s koncept haft framgång?  Har Ingvar Kamprad haft någon vision, typ att ”att först möblera folkhemmet sedan världen”. Det gäller att FÖREBYGGA.

Att på olika sätt meddela medarberatarna vad deras insatser betytt inte bara för dem själva utan även för ”sin” tandvårdsmottagning som helhet, ger ringar på vattnet.  OCH ”ringar på vattnet” är den bästa marknadsföringen. Vi tandvårdare kallar ofta detta, som att man får nya patienter genom ”mun till mun metoden”.  När våra kunder/medarbetare gör reklam (=ägnar sig åt marknadsföring) för vår verksamhet har detta större effekt än om vi själva gör det.  Vi har ett egen intresse, det har inte nöjda medarbetar.

Kallelsesystemet

”Bäste Hans Sandberg,
Det har nu gått ett år sedan du var med din familj på vår restaurang för att fira din dotters födelsedag.  Vi har nu bokat samma bord vid samma klockslag för samma antal personer och på detta bord dukar vi upp samma meny som förra året. Välkomna!!! Ev. uteblivande kommer debiteras”.  Är det svårt att driva en sådan restaurang?

Det re-call system vi använder oss av ska vi vara mycket rädda om inte missköta det. Det ger oss en möjlighet att FÖREBYGGA, genom att få en kontinuitet för att såväl kunna kompe-tensutveckla våra patienter såväl som oss själva. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? För att kunna nå lite längre behöver vi kunna lite mer. Att ha kontinuerlig kompetensutveckling av såväl Patienter  som oss Proffs är ett bra sätt då det handlar om ständigt lärande.

Praktikbaserade forskningsnätverk PBFN

Ytterligare en möjlighet att nå lite längre och för att få allt att rulla på utan att rulla över kanten är så kallade Praktikbaserade forskningsnätverk PBFN. Att bilda nätverk med andra kliniker och bygga sin verksamhet på mer vetenskapliga metoder leder till en verksamhetsutveckling som liknar Forskning.

Nyckeln ligger i systematik. Hur kan vi tillsammans med andra (och AI) nå längre?  Frågan besvaras med att mäta, registrera, sammanställa, analysera och utvärdera. Med hjälp av digital teknik och kvalitetsregistret SKaPa . Läs mer om Analysera kvalitetsregister data .

Att tänka tvärtom

I det Professionella teamet dvs tandsköterska, -hygienist, -läkare, är vi varandras Medarbetare eller varandras Kunder?
Då jag i min verksamhet som tandläkare hade behandlat en patient med en rotfyllning hände det ofta att det på min instrumentbricka såg ut som någon typ av groteskt plockepinn. Det var en jätteröra av alla använda instrument. Jag hade allt eftersom bara släppt dem på brickan (men höll sterila arbetsytan steril). Det var min stackars sköterskas uppgift att ta hand om resterna efter min behandling. Det var ju  hennes jobb!

Om man ser själva överlämnandet av brickan som ett Leverantör-Kund förhållande mellan mig och min sköterska, där jag är Leverantör och hon är Kund uppstår en annan situation. En grundsats i Leverantör-Kundrelationen är att Leverantören ska överträffa Kundens förväntningar. Det ger framgång. Jag som Leverantör ska överträffa Kundens, i detta fall min sköterskas förväntningar. Det gäller att FÖREBYGGA. Medveten om detta passade jag på en dag. Medan hon gick iväg med patienten till receptionen för ny tidbokning satte jag igång att rengöra och snyggt och prydligt lägga tillbaka mina använda instrument på brickan. Kastade det som skulle kastas, torkade av det som skulle torkas bort. La tillbaka instrumenten där de hade legat. Sedan överlämnade jag brickan till henne. Blev hon glad eller blev hon GLAD?
Absolut, jag hade utnyttjat tiden till att städa upp efter mig, brickan var förberedd och jag gav henne denna passning till nästa moment. Genom att bättre försöka vara hennes Möjliggörare överträffade jag hennes förväntningar.

När nästa patient skulle komma in för en behandling passade hon på att överträffa mina
förväntningar, patienten på plats, på gott humör, välinformerad om vad som skulle göras, alla nödvändiga instrument och tillbehör på plats, journalen och röntgenbilder framme på skärmen. Nu var det ju hon som var Leverantör och ville överträffa mina förväntningar som Kund. Kan man tänka sig att detta är ett förhållningssätt som handlar om möjligheten till ständiga förbättringar i en verksamhet, ständigt överträffa varandras förväntningar. ”Att nå lite-längre – hur svårt kan det vara” det gäller hela tiden att FÖREBYGGA för nästa steg. I fotbollslaget är själva passningen till målgöraren lika betyldsefull som att sätta foten på bollen så att det blir. Vill man hela tiden överträffa varandras förväntningar rullar det på bra. MEN glöm inte bort att det är VIKTIGT att VILA. När allt rullar på och man har koll på läget hinner man bättre med att ta pauser.
I all verksamhet finns det kontaktytor då någon” Levererar” något till någon annan dvs en
”Kund ”. Då gäller det att överträffa uttalade men även outtalade förväntningar. Jämför detta med ett fotbollslag. Det går ut på att göra mål. I ett lag har alla en bestämd position, back, center, forward. För att vinna måste man dessutom veta i vilket mål man ska sparka in bollen. Det gäller att ge varandra schyssta och perfekta passningar för att underlätta och stödja varandra. För att icke minst, göra fler mål än motståndarlaget. Det handlar om Lagspel. Och glöm inte bort att du gentemot dig själv har ett Leverantör/Kundförhållande. Du kan överträffa dina egna förväntningar genom att jobba smart. Ställ inte till det för dig själv eller någon annan för den delen. Ge dig själv bra passningar. Det gäller att FÖREBYGGA.

För större verksamheter som består av en mängd olika avdelningar som, Ekonomi, HR, Försäljning, Produktion, Inköp och Marknadsföring, gäller precis samma förhållningssätt.
Man måste ge varandra bra passningar för att nå verksamhetens mål på ett effektivt sätt. Box- Silostänkande, stuprör, segmentering ”vi kan inte prata med varann” är tydliga tecken på en verksamhet som inte fungerar och SOM SNART RISKERAR ATT RULLA ÖVER KANTEN!

Transparens

Öppenhet är A och O inom alla moderna verksamheter. Ju större verksamheten är desto
viktigare blir transparens. Detta inte beroende på att ju större verksamheten är ju fler
hemligheter finns det. Nej, snarare beror det på att ju fler människor som finns inblandade ju större är risken för att felaktiga rykten ska uppstå. Att inte vara Transparent kan misstolkas som att man vill dölja något det vill säga att man inte har ärliga avsikter. De få gånger man kan
tumma på trasparenskravet är om en enskild persons integritet kan ta skada eller då känsliga affärshemligheter som exempelvis tillfällen då patent diskuteras.

Att vara öppen och transparent innebär att man delar glädje och problem. Att dela med sig är delaktighet, detta i sin tur innebär att man som ledare får mer makt. ”Att ge ifrån sig makt innebär mer makt” genom att delaktigheten ökar och därmed även möjligheten till att ta eget ansvar, Typ att bli Någon!

En verksamhets integritet ökar i normalfallet med en ökande transparens. Vad alla tjänar, kan ju inte vara någon hemlighet, bara om fallet är att man har svårigheter att motivera varför någon tjänar så lågt/så högt. Att dela med sig av de eventuella problem eller utmaningar en verksamhet står inför sprider och ökar ansvarstagandet mellan Medarbetarna. Vid de tillfällen någon i verksamhetsledningen säger ”Nu stänger vi dörren” borde man istället säga ”Nu öppnar vi dörren, det här måste alla få reda på, för det stärker oss att vi har samma bild om saker som rör verksamheten”.

Kompetensen att leda verksamheten bör förhoppningsvis finnas i ledningsgruppen.
Kompetensen för att driva själva verksamheten har oftast de som står för ”tillverkningen”, alltså produktionen av varor och/eller tjänster. Att släppa in alla kompetenser borde ge större kraft än att exkludera. Att gå så långt som att man även inkludera Kundernas kompetenser i egenskap av Medarbetare borde innebära att man kan nå ännu längre. Att alla, var och en vet vad de är bra på och dessutom vet vad de kan bli bättre på. Detta kan ge en kraft till strävan mot gemensamma mål som hela verksamheten har nytta av. Delaktighet ska vara en drivkraft i den lilla och den stora verksamheten och som man får genom transparens och öppenhet.

Likaväl som man är transparent inom organisationen så gäller det att var transparent utåt exempelvis då det gäller saker som handlar om Öppna jämförelser. Det vill säga att
exempelvis, vara transparent med sina behandlingsresultat. Olika kvalitetsregister inom vården har som yttersta syfte att behålla och i förekommande fall förbättra hälsa. Detta genom att FÖREBYGGA i alla led från att förhindra sjukdom, bli frisk till att förbli frisk.

Diabetestregistret växte sig starkt på nittiotalet. Ju fler som anslöt sig ju bättre blev
underlaget. För att rekrytera fler kliniker sa man i början ”Det är bara dom som har något att dölja som inte vill ansluta sig till Diabetesregistret”.
Det samma gäller för kvalitetsregistret som finns för tandvårdens sjukdomar SKaPa (Svenskt kvalitetsregister för Karies och Parodontit). Har du tänkt på att på den så kallade Priskollen, websidan som TLV ansvarar för, där alla tandvårdsteams priser finns angivna saknas en viktig information. Den om Kvalitet. Vilken kvalitet får patienterna för sina pengar. Vilka behandlings-resultat har de olika tandvårdsteamen? ”Hur länge håller prylarna”, ”Hur många blir friska från karies och tandlossning” Helt kort. Vad får man för sina pengar?
När man är ansluten till SKaPa bidrar man med sina patienters, status, diagnoser och utförda behandlingar och i retur får man reda på exempelvis hur länge gjorda fyllningar håller. ”Våra fyllningar håller tre ggr längre än andras!” Och OBS hur länge en fyllning håller beror till stor del på hur väl patienten tar hand om sin munhälsa. Hen kanske rent av slipper fyllningar.

Det är kanske så att vi i just denna stund befinner oss i transitionen från en reaktiv och reparativ tand-vård till en proaktiv och orsaksinriktad tandvård.

Är så fallet, är det hög tid att

FÖREBYGGA