fenixodont

Introduktion

Det här är en omfattande del av fenixodont.org. Det finns en mängd verktyg som kan stödja verksamheten till att hela tiden kunna nå lite längre. Precis som för andra verktyg så gäller det att varje verktyg har sin plats. Jag har lagt upp innehållet i den ordning som jag tycker är mest (krono)logisk. Det ska inte hindra dig som läser den digitala versionen att söka/scrolla något speciellt du vill ha svar på. Att driva en tandvårdsverksamhet är det centrala i de olika delarna men jag inleder denna del med en annan verksamhet, segling. Detta för att visa olika verksamheters likheter.

Verksamma VERKTYG är Verksamhetens BYGGSTENAR som man lägger på den stabila GRUNDEN av KVALITET. En grund som beskrivs i delen om Kvalitetsbegreppet – Verksamhetens grundsten.

Som jag påpekat på flera ställen så handlar ledarskap mycket om förflyttning från Tillstånd A till Tillstånd B.  I inledningskapitlet finns det en bild på mig första dagen i maj 2023, sittande i fören på skeppet The Swan. A och B var vid detta tillfälle, Lerwick och Bergen. 

Att segla är att driva en verksamhet.  Allt från nöjessegling en solig sommareftermiddag i Trosa till tuffa världsomseglingar. Var på en sådan skala ligger den verksamhet där du jobbar?  Kanske skulle man ha någon typ av ledning anpassad för hur stor utmaningen är.
En övergripande Att-Göra-Lista på de frågor som behöver besvaras skulle kunna se ut så här:

1) Vill ni segla och i så fall vart? Är alla med på detta?
2) Hur kan ni, besättningen och er utrustning användas på bästa sätt?  
3) Hur ska ni kunna ha koll på att ni är på väg i avsedd riktning? Finns det någon GPS?  
4) Hur lägger ni upp resan och hur fördelar ni arbetet? Rutiner Strukturer Handlingsplaner?
5) Hur Utvärderar och analyserar ni era insatser ? Återkopplingar? Samsyn?
6) Hur tar ni tillvara era erfarenheter, lärandet? Hur tänker ni lägga upp nästa segling? (I vårt fall resan tillbaka från Bergen till Lerwick)

Här följer avsnitten i ”Verktygen – Verksamhetens byggstenar” kortfattat beskrivna.

1 Vision
Detta handlar om att ange en riktning i vilken verksamhet ska syfta. Visionen ska om möjligt gärna vara enkel, tydlig, lättfattlig, entusiasmerade och engagerande för alla berörda.

2 Våra Mål, Syften och Förmågor
När ni är överens om en riktning, blir nästa steg att skapa samsyn och enighet.  Vilka förutsättningar som gäller och var finns utmaningarna? Vilka krav kan verksamheten ställa på er och vilka krav kan ni i er tur ställa på verksamheten? Hur verkar ni bäst i Visionens riktning?

 3 Mål och Mått
Vilka Mål och mått behöver ni för att se att er verksamhet styrs i den riktning er Vision anger. Det behövs mått som är enkla att använda och tolka.  Pengar är ett sådant, dessutom föredömligt enkelt att mäta.  Gäller er verksamhet Tandvård måste även Hälsa kunna mätas. Det handlar då om Frisk-Sjuk dimensionen samt grad av Välbefinnande.

4 Handlingsplaner Strukturer Rutiner
Handlingsplaner Strukturer och rutiner behövs inte bara för arbetsfördelning. De utgör verksamhetens ryggrad, alltså exempel på ramar som ger trygghet. Dessa fasta strukturer ger också möjligheten att kunna utvärdera verksamheten. Leder vårt arbete till goda resultat eller inte? 

5 Hur följer vi upp?
På vilket sätt utvärdera vi vår verksamhet?  Vad ska vi utvärdera, När ska vi utvärdera Hur ska vi utvärdera?  Vilka avvikelser har vi? Vilka åtgärder ska tas. Hur ska allt kunna kommuniceras för att skapa samsyn.

6 Hur går vi vidare?
Hur blir vi den lärande organisationen? Hur utnyttjar vi uppnådda erfarenheter för att hela tiden kunna nå lite längre?  Kan vi göra någon form av ”OdontoEkonomiskt Bokslut” och i så fall även en OdontoEkonomiskt Budget för fortsättningen,

OBS
Att kunna göra sin röst hörd och även lyssna på varandras tankar på ett positivt och stöttande sätt istället för ett ifrågasättande är ett utmärkt förhållningssätt  för fortsättningen. Konsten att säga Ja kommer jag att ta upp.  Alla är vi viktiga delar av en helhet. ”Tillsammans är jag stark”. Uppstår en idé om något nytt spännande avseende till exempel Material, Metod eller annat. Var nyfikna testa. Våga prova! Ett sätt är PDCA (Plan Do Check Act) – metoden som också kommer beröras.

Visioner

Det sägs att det i boken ”Alice i Underlandet” finns en vit kanin som ställer frågan: ”Vart ska
jag gå?”. Svaret blir ”Det beror på vart du vill”. Kaninen vet inte vart hon vill varför svaret blir ”Ja men då så. Då spelar det inte någon roll. Du kan gå åt vilket håll som helst.”

Visioner handlar egentligen bara om att ha någon typ av riktning. Det kan vara allt från att ta
ut en riktning för sig själv för patienten, teamet eller kanske rent av världen. Huvudsaken är
att det finns någon form av definierad färdriktning. En vision är inte detsamma som mål. Målen är preciserade, mätbara och tidsatta och det är inte en Vision. Trafikverkets Nollvision är ett mycket bra exempel. Så här har den beskrivits:

Nollvisionen är grunden för trafiksäkerhetsarbetet i Sverige. Det är fastställt genom ett beslut
i riksdagen 1997.
Beslutet om Nollvisionen har lett till förändringar i trafiksäkerhetspolitiken och i sättet att arbeta med trafiksäkerhet. Även internationellt har Nollvisionens tankar fått genomslag. Nollvisionen är bilden av en framtid där människor inte dödas eller skadas för livet i vägtrafiken. Nollvisionen är ett etiskt förhållningssätt, men utgör också en strategi för att
forma ett säkert vägtransportsystem. I Nollvisionen slås fast att det är oacceptabelt att vägtrafiken kräver människoliv.
Trafiksäkerhetsarbetet i Nollvisionens anda innebär att vägar, gator och fordon i högre grad
ska anpassas till människans förutsättningar. Ansvaret för säkerheten delas mellan dem som
utformar och dem som använder vägtransportsystemet. Trafiksäkerhetsarbetet enligt
Nollvisionen utgår från att allt ska göras för att förhindra att människor dödas eller skadas
allvarligt. Samtidigt som åtgärder ska vidtas för att förhindra olyckor, måste
vägtransportsystemet utformas med hänsyn till insikten om att människor gör misstag och att
trafikolyckor därför inte kan undvikas helt. Den perfekta människan finns inte. Nollvisionen
accepterar att olyckor inträffar, men inte att de leder till allvarliga personskador.
 
Sedan Nollvisionen etablerats i Sverige har antalet dödade fortsatt att minska i vägtrafiken.
2003 dog 524 personer i trafiken och förra året, 2024 var det 210. Under de så kallade ”svarta
åren” 1965-1970 förolyckades fem gånger fler människor trots att det inte fanns ens hälften så
många bilar på den tiden. Istället för en Nollvision hade man kunnat välja att satsa på att öka
antalet ambulanser, bygga ut akut- och intensivvården och icke minst, öka produktionen av
benproteser. Ungefär som de som föreslagit ”Tiotandvården” men man valde istället att
FÖREBYGGA, genom att formulera ”Nollvisionen”.
En liten fundering om Trafikverkets Nollvision uppstod de första dagarna av 2024. På E22
mellan Hörby och Kristianstad satt hundratals bilar fast i flera timmar på grund av ett extremt snöoväder. Trafikverket fick kritik för att man inte agerade tydligare och tog sitt ansvar. Det kan väl inte vara Nollvisionen som ledde dem. Det var ju ändock 0 risk för trafikskador då alla bilar stod still. Förfrysningar räknas nog inte in i Nollvisionen, Tack och lov kom ingen till skada under denna skräcknatt.

Jämför gärna Trafikverket med vården. Socialstyrelsen skriver att: ”Årligen drabbas ungefär
100 000 patienter av vårdskador inom den somatiska sjukhusvården. Det motsvarar en
vårdskada vid vart tionde vårdtillfälle. Cirka 1 200 personer beräknas avlida till följd av
skador orsakade av vården och dessutom medför skadorna förlängda sjukhusvistelser för
ungefär 50 000 patienter”. FEM GÅNGER fler avlider på sjukhus än på vägarna på grund av
vårdskador, alltså misslyckanden!!
Vad finns det för vision inom vården? Att ingen ska dö? Kan ögonläkarna ha nollvision som
sin vision då deras patienter önskar full vision. Visioner måste kunna förmedla en riktning
som utgör själva kärnan för den verksamheten man driver. Ska tandvården ha en Noll Hål
Vision? Åt vilket håll befinner sig Tillstånd B alltså det åtråvärda man strävar mot.

Inom tandvård bildades i mitten av nittiotalet en organisation ”International Health Care
Foundation”, IHCF som hade som sin vision ”22-77-99”. Talen stod för ”att 99% av 77-
åringarna skulle ha minst 22 egna tänder kvar”. Den Visionen är idag uppnådd i Sverige och då även för dem en bit över 80 år. Det är därför dags för någon ny Vision. I samband med att jag blev invald i IHCF meddelade min dåvarande fru att hon själv under min frånvaro hade kommit med i en visionärbaserad organisation. Den hette ”Idealmannen” och hade som sin vision ”44-55-99”. Med ett brett leende förklarade hon att talen stod för ”44 graders feber, 55 miljoner på bankkontot och 99 år gammal”. På den tiden reste jag ganska mycket, jag förstod ironin.

Finns det då visioner inom tandvården? Tandvårdslagen 1985:125 reglerar tandvården
lagmässigt där står i paragraf 2 § ”Målet för tandvården är en god tandhälsa och en tandvård på lika villkor för hela befolkningen. Och I lagen om statligt tandvårdstöd (2008:145) står det i första kapitlet tredje paragrafen: Försäkringskassan lämnar statligt tandvårdsstöd för FÖREBYGGAnde tandvård, och tandvård som patienten behöver och som syftar till att
åstadkomma, frihet från smärta och sjukdomar, ett utseendemässigt godtagbart resultat, frihet från smärta och sjukdomar, förmåga att äta, tugga och tala utan större hinder. Jovisst ligger de visioner bakom detta. Det är ju i mångt och mycket riktningar som anges. Mål å sin sida ska vara preciserade och tidsatta å det är ju inte våra, Mer om mål kommer i nästa avsnitt

1948 formulerade WHO följande definition om vad hälsa är:
Health is a state of complete physical, mental and social well-being and not merely the
absence of disease or infirmity.
Man kan säga visionen för tandvård är god tandhälsa OCH välbefinnande. Det blir allt tydligare att tandvården gått från att fylla hål och luckor till att fylla andra funktioner såsom utseende och allmän hälsan och på god väg mot olkhälsofrågor.

Här ett exempel som pekar i den riktningen. Det var en verksamhetsidé för den kliniska delen
av tandläkarutbildningen i Huddinge: ”Vuxenkliniken ska ge de studerande en helhetssyn på ett
kvalitativt patientomhändertagande, som leder till ökande munhälsa och välbefinnande i
befolkningen.” Vad kan denna formulering innebära? Jo, att fokus inte läggs primärt på examensdagen efter 10 terminers studier utan istället på själva syftet med verksamheten bortom examensdagen. I den så kallade ”andra verkligheten” till skillnad från den som finns innanför KIs väggar.
Varje kull studenter som lämnar institutionen för odontologi kommer under sitt yrkesverksamma liv möta 100 000 patienter. Det är dessas behov som ska uppfyllas. Att ha en vision som ligger bortom horisonten gör att man tvingas sträcka på sig och lyfta blicken då och då för att se vad som finns där. Att lyfta blicken innebär att man inser sina roller som lärare och studenter att man har ett gemensamt mål. Man är alltså Medarbetare och varandras Möjliggörare som tillsammans ska verka i den riktning som finns angiven.
Att ha en Vision innebär att man inte ser på en verksamhet som att den består av separata
boxar utan istället att alla boxar samverkar eller tydligare uttryckt samarbetar för att nå gemensamma mål. Allt för sällan stannar man upp för att fundera varför en verksamhet finns
till. Vilket är syftet, och i vilken riktning ska vi arbeta?

Våra Mål, Syften och Förmågor

När ni är överens om Visionen, den riktning ni siktar på blir nästa steg att skapa samförstånd, samsyn och enighet.  Vilka är de förutsättningar som gäller och var finns utmaningarna. Vilka krav kan verksamheten ställa på er och vilka krav kan ni i er tur ställa på verksamheten? Hur verkar ni bäst i Visionens riktning?

Verksamhetens Mål, Syften och Förmågor, Avsiktsförklaring, Affärsidén, Överenskommelse, Värdegrunden eller Kittet vad man nu vill kalla en sådan skriftlig överenskommelse mellan dem, som så att säga ska göra själva jobbet oavsett vilken verksamhet det gäller.

Jämför detta med situationen, då någon entreprenör går till banken för att låna pengar till att köra igång sin förväntat framgångsrika verksamhet.  Här gäller det att kunna övertyga, ”Tro på mig, jag lovar att jag har den bästaste Visionen. Ge mig pengarna ni kommer inte bli besvikna!” räcker inte. Med banken blir det inte någon muntlig överenskommelse på vad som gäller. Banken kräver att det finns en trovärdig affärsidé, på vad och hur verksamheten ska tjäna sina pengar.  Affärsidén är skriftlig och sparas för att i framtiden kunna tas fram om så skulle så behövs.  Man kan se det som överenskommelse mellan bank och företagaren.  Det skapar tydlighet avseende ansvarsfördelningen för att målen ska nås och på vilket sätt dom ska kunna nås.

Av egen och andras erfarenheter kan jag säga att detta är mycket bra att ha en skriftlig dokumentation. Det är en fast punkt man kan utgå från om tveksamheter uppstår under vägen avseende verksamhetens Mål och Syften och hur dessa ska nås. I teamet ska vem som helst kunna hänvisa till eller ännu hellre kunna ta fram dokumentet och utgå från denna gemensamt tagna avsiktsförklaring.  Detta för att man exempelvis ska kunna säga: ”- Det vi har börjat med nu stämmer inte överens med det vi gemensamt varit överens om i ”Våra Mål, Syften och Förmågor.” Denna ingångsöppning på ett kanske kritiskt samtal är så mycket bättre än att säga:  ”- Jag är inte nöjd med det vi gör nu, jag tycker inte att det fungerar bra!”  Finns det ett skriftligt dokument att hänvisa till blir det inte primärt något om Jaget tycker utan lyfts till att handla om själva Laget. ”Det är inte primärt jag som drabbas utan jag tänker mer på vad det kan innebära för vår Verksamheten.” Det blir enklare oavsett vilken ställning man har i verksamheten att lyfta frågor som man tycker är viktiga. Ett skriftligt dokument som på en ½ A4 förslagsvis tar upp svaren på frågorna här nedan räcker. Det blir några timmars arbete för teamet men som sparar massvis av timmar som annars skulle gå åt till diskussioner, anklagelser, bortförklaringar, dålig stämning etc. Det gäller att FÖREBYGGA.

Här några stödpunkter avseende Avsiktsförklaring/Överenskommelse

– Vilket syftet har vår verksamhet? (Vilken är vår produkt/tjänst och till vilka riktar vi oss?)
– Vilket är vårt Mål? (Hur gör vi våra produkter/tjänster attraktiva för vår målgrupp?) – Vilken kunskap/färdigheter har vi? (Hur kan vi ytterligare öka det sk ”Kundvärdet?)
– Vilka karaktärstecken ska miljön vi jobbar i och vi som jobbar i den, kännetecknas av?
– Vilka värdeord ska leda oss och vår verksamhet framåt?  
En sak till som jag vill nämna i detta sammanhang är att en verksamhet oftast har en Kärntjänst men flera Södtjänster, båda är konkurrensmedel. Tänk på en restaurang. Kärntjänsten är god mat och dryck. Stödtjänster är Bokningen (nu ofta en IT tjänst) , Garderoben, Bordsplaceringen, Dukningen, Menyn/Beställningen, Matlagningen, Serveringen, Betalningen och så inköp diskning städning etc. ALLT måste funka. Stödtjänsterna är i stort sett lika viktiga som Kärntjänsten för det är just dessa som gör att gästerna kommer åt själva Kärntjänsten

Mål och Mått

Om Visionen anger en riktning så behövs det att man kontinuerligt kan kontrollera att man
är på väg åt rätt håll. Sådana kontroller utgörs av olika typer av Mål. Dessa kan i sin tur, i synnerhet om de är omfattande delas upp i Delmål. Visioner kräver Mål och Mål kräver
Mått. Som jag tidigare varit inne på så har Trafikverket en Nollvision dvs. inga dödsfall i
trafiken. Även om Visionen aldrig uppnås, så länge det finns trafik så kan Mål ställas upp,
preciseras och tidsättas. Det Mått som behövs för Trafikverket är antal dödsfall/år i trafiken.
Måtten kan exempelvis ge svar på vad insatserna med möteseparerade vägsträckor har
inneburit. Mått måste spegla Visionen, ofta behövs flera olika Mått för att kunna se en helhet.
Mått är och ska vara styrande.

Allt fiskande (se avsnittet om Kvalitetsbegreppet) innebar att jag ofta behövde gå till
Sportaffären för att fylla på draglådan. Mycket gäddfiske innebär en hel del förlorade drag i
täta vassar. En dag när jag kom in i affären såg jag att försäljaren försökte få en kund bort
från stället med de dyra fiskeutrustningarna till det med billigare. Detta var intressant, för när
jag ska köpa, exempelvis nya sportskor går jag därifrån med betydligt dyrare skor (= bättre för mig) än vad jag tänkt mig då jag klev in över tröskeln till affären. Det visade sig att försäljarens ambition var att hitta ett billigare och enklare fiskeset till sin kund. Detta berodde på att kunden bara hade en arm. Han behövde alltså något som var så enkelt att han kunde hantera det med sin enda arm. Resultatet av försäljarens försök blev att kunden blev förbannad och slet till sig det dyraste spöet med den jättedyra ABUrullen. Han lyckades haka på en gummiklump på tafsen och trängde sig sedan ut på gatan och väl där fick han iväg ett otrolig långt kast. Försäljaren tappade hakan när han såg hur skicklig hans enarmade kund var. Han ställde frågan: ”Har du fångat nån rejäl fisk?”
Kunden svarade att han förra helgen hade lyckats dra upp en stor havsöring. Visserligen hade spöet knäckts och rullen skurit men upp i båten kom fisken. Försäljaren sa då ”Jösses, hur stor
var fisken? Kunden sträckte då fram sin enda arm och sa ”Så här stor!”

Lika svårt för en fiskare att beskriva hur stor en fisk är med bara en arm, lika svårt är det att
beskriva en verksamhet med att antingen bara säga hur mycket pengar man dragit in eller bara tala om hur många 19-åringar man har lyckats hålla kariesfria. Det gäller att mäta både och, och så mycket mer. Vad har vi Proffsen fått för våra ansträngningar och vad har Patienten fått för de pengar de lagt ned är ju ett resultatmått.
Det gäller att ha Mått som kan mäta det man vill ha mätt, för Mått är stödet för att
styra mot den riktning visionen anger. Man får det man mäter och låter man bli att
mäta avgör slumpen vad man får. Man kan med andra ord få vadsomhelst eller ingenting.
SMART är en förkortning för minnesregeln, som handlar om vad mått ska uppfylla:
Specifika-Mätbara-Accepterade (uppnåeliga)-Realistiska-Tidsatta

För att leda någon/några så behövs mått. Mått som används för att kunna mäta, utvärdera,
återkoppla. Mått är styrande. Tid och pengar är vanliga och beprövade mått och bör alltid ingå
i en verksamhet. Ofta är det så att Tid är pengar. En tandläkarutbildning tar 10 terminer.

Varje termin är 100 dagar detta innebär att 1000 dagar (Tid) behövs innan examination. En
tandläkarutbildning kostar skattebetalarna 2,3 miljoner kronor (Pengar) per student, det vill
säga 2300 kronor per studiedag. Det gäller därför att gå på föreläsningarna och väl på plats inte sova bort dem. Men vad är det skattebetalarna får för pengarna? Det gäller att hitta mått för detta? Mått som styr mot visionen, det vill säga ”god tandhälsa och välbefinnande för befolkningen”.

Vad går verksamheten ut på, vad är det man producerar? Är det cyklar så är antalet cyklar
man producerar, ett viktigt Kvantitetsmått. Men hur upplevs cyklarna, vilket värde har de för
kunderna? Någon typ av Kvalitetsmått behövs. Ytterligare mått som är styrande är graden av
Nöjdhet inte bara bland kunderna utan även graden av nöjdhet bland dem som producerar
cyklarna. Alla dessa mått använder man för att utvärdera och leda verksamheten mot Mål
som pekar mot någon typ av Vision. Har man som Vision ”Laga tänder” med målet att
producera fyllningar så ska man räkna antal fyllningar. Har man något annat som mål ska man
i så fall mäta det. Hursomhelst, mått behövs för utan mått kan man inte utvärdera och utan
utvärderingar kan man inte sätta in åtgärder. Åtgärder som ska leda mot de mål man satt.
Därför måste Måtten reflektera antingen separat eller tillsammans med andra mått, det man
vill uppnå. Är det Kvantitetsmått eller Kvalitetsmått, ja det beror på vart man vill styra, vilkas
behov som ska uppfyllas och i vilken riktning man vill driva en verksamhet.
Måtten måste vara lätta att förstå av alla som är inblandande. De ska användas för
kommunikation, för Beröm, Kritik etc. och utgöra underlaget för ett Effektivt Ledarskap.

Handlingsplaner, ramar, strukturer och rutiner

Tänk dig att du hållit ditt nyårslöfte (kors i taket)…. Din vision är att leva ett sundare och friskare liv. Redan på Nyårsdagen börjar du med en långpromenad. Allteftersom våren framskrider blir
din kondition bättre och bättre. Du märker själv att du blir mindre andfådd i löprundans (Mått)
uppförsbackar. Du börjar nå den rätta kompetensen för att nå ditt första Delmål. Genomföra ett motionslopp i Stockholm 23 maj. Du står där på startlinjen tillsammans med en massa andra motionärer. Musiken dånar ur högtalarna och folk från Friskis och Svettis står för
uppvärmningen.
Stämningen är på topp. MEN….hur långt är loppet egentligen? Det har du missat att ta reda på. Annat du missat: Vilket är underlaget, flis, gräs, asfalt? Var ligger uppförsbackarna och var finns
nedförsbackarna? Finns det vätskekontroller ja kanske rent av matkontroller? Du ångrar bittert att du inte har tagit reda på allt detta innan loppet. Hade du gjort det kunde du ha gjort en plan för hur du skulle disponera ditt lopp. När skulle du kunna satsa lite hårdare och när kunde du ta det lite lugnare? Vilka mellantider hade varit rimliga för att kunna nå målet inom en viss tid? Kort sagt någon typ av Handlingsplan skulle ha varit till nytta för att kunna planera loppet
optimalt. SUUUUCK!!!! Du ger upp tanken att göra ett bra lopp. Du bestämmer dig för att inte satsa på att nå några speciella mellantider utan bara att ta dig i mål, det får ta den tid det tar.
Och orkar du inte ens det så är det bara att bryta. Du hade förhoppningsvis i alla fall tur med vädret.

Om man ska flytta någon från tillstånd A till tillstånd B, det kan vara du själv, en patient ett
arbetslag eller en större verksamhet behövs det att en tydlig väg dit, anges. Det är vad man kan kalla Planer. I fall av patientbehandlingar kallas det Terapiplan. I fall av en verksamhet heter det Verksamhetsplan och i fall av forskning benämns det Forskningsplan. Och i ditt eget fall utgör Inköpslista och Att-Göra-Lista exempel på enkla Handlingsplaner. Skolschemat är en annan.
Oavsett vad, så ska en plan ligga i Visionens riktning och de Mål/Delmål man sätter ska vara
kontrollstationer på vägen dit. Att ha kontrollstationer inlagda behövs för att stanna upp och
sammanfatta läget. Har man nått uppsatta mål/delmål? Oavsett svaret så gör man en analys. Här kommer då återigen Måtten in. Varför har det gått bra, Varför har det gått mindre bra? Har patienten förbättrat sin egenvård? Om inte vad är det som har varit ett hinder? Hur åtgärdar vi eller patienten detta? Utvärderingar ska alltid leda till någon form av åtgärd.

En handlingsplan är exempel på en struktur. En struktur är som en ryggrad, den håller
verksamheten upprätt. Precis som ryggraden behöver man ibland böja på strukturen, anpassa
den för att hålla balansen. Men i sällsynta fall krävs att man även måste gå utanför den fasta
strukturen, detta innebär att man gör ett undantag. Man kan lämna löpspåret om det är akut
nödvändigt att lätta på trycket bakom någon buske. Man hittar lätt tillbaka till spåret och kan
fortsätta sin löpning mot målet. Men om man inte har något spår/struktur att följa går man lätt
vilse. Man vet inte ens om att man gjort ett undantag.

Strukturer eller om man så vill Ramar som anger gränserna är något man ska hålla sig till eller
inom. Detta underlättas om kraven är tydliga. För tydliga krav krävs precisa och framförallt enkla mått. Mått som gör att alla inblandade kan ta egna beslut. Ska jag göra si eller så för att nå verksamhetens mål ska kunna nås? Vet man vad det är som gäller innebär det att alla har rätten att ta egna beslut och ta ansvar för dessa under förutsättning att de pekar i rätt riktning och håller sig inom ramarna. Att ha strukturer, ramar gör att man kan känna trygghet, man har nått steg två på Maslows behovstrappa mot målet att vara Någon. (Se delen Våga Vilja Välja Väg – Att vara Någon). Strukturer och ramar ger frihet att utvecklas. Om någon inte vill eller inte klarar målen måste man ta reda på vad orsaken är. Om en patient inte lyckas med att hålla rent mellan sina tänder kan det kanske bero på att just denna patient inte har några armar då måste man hitta andra lösningar och vägar för att nå målen. Då gör man undantag.
För att kunna utvärdera sin verksamhet måste man ha strukturer och ramar. Man kan inte
förbättra en verksamhet om man inte kan utvärdera den. Utan strukturer och ramar har man
ingen linje. Utan en terapiplan blir patientbehandlingar en frukt av slumpen. Och den är svår
att utvärdera.
Samma sak gäller då man ska introducera någon ny metod eller material. Utan mått strukturer
eller ramar kan man inte utvärdera materialets eller metodens effekt på behandlingen.

Här vill jag infoga att då jag pratar om Strukturer och Ramar så pratar jag inte om ledstänger i form av detaljbeskrivna vårdprocesser, checklistor. Alltså sådana som man kan skylla ifrån sig på om något skulle gå fel: ”Jag gjorde ju precis som det stod i beskrivningen! Jag höll hårt i ledstången hela tiden”. ”Absolut, i den vårdprocess du följde har dom missat att skriva att det inte bara hålla hårt i ledstången utan även är viktigt att använda hjärnan. De hade förutsatt sunt förnuft.”

Och vad det gäller Rutiner så kommer här definitionen som går att hitta i Svenska Akademiens Ordbok: praktisk erfarenhet förvärvad färdighet att utföra ett visst arbete l. en viss handling o. d., i sht med tanke på att ngn förvärvat en sådan färdighet att han kan utföra arbetet osv. rent vanemässigt l. mekaniskt; (stor) teknisk färdighet; stundom liktydigt med: vana, erfarenhet.

Behövs skriftliga rutiner? Jo, Tandsköterskan/Sterilbiträdet eller vem det nu är som arbetar i ”Sterilen”, kan sina rutiner utan och innan. Just det som ingår definitionen på vad rutin ör. MEN…..det är bara dessa personer som kan dem. Skulle Hygienansvariga vara sjuka så skulle resten av teamet vara tacksamma för att deras rutiner var nedskrivna så att det gick att hålla igång verksamheten. Det gäller att FÖREBYGGA.

Hur följer vi upp?

Vill man kunna nå längre gäller det att kunna lite mer. Att följa upp innebär att man kan lära sig av sina egna resultat. Vad funkar i våra händer? Jämför med situationen i behandlingsstolen. ”Vad funkar i Patientens händer, för att hon ska kunna komma åt det kvarvarande placket, infärgningen visade då jag följde upp resultatet från hennes föregående besök?”  

Vad är vi bra på och vad är det vi kan bli bättre på? Det handlar om ordet erfarenhet, och då inte den typ av någon definierat som: ”Erfarenhet innebär att vi upprepar samma gamla fel fast med allt större säkerhet.” Nej, det gäller att man mäter-registrerar-sammanställer-analyserar och utvärderar med andra ord, man dokumenterar. Att dokumentera innebär att man passerar stadiet ”beprövad erfarenhet” och ”levlar upp” till nivån ”systematiserad beprövad erfarenhet”. 

Tandläkare Sverker Toreskog från Göteborg blev världsberömd som en mycket skicklig tandläkare. Han nöjde sig inte med att göra snygga behandlingar utan följde upp alla sina behandlingar med bland annat fotografier. Systematiskt dokumenterade han sina behandlingar genom att fotografera dem före, under och efter han utfört dem.  Han kunde sedan upp genom åren, följa upp dem med nya bilder och se hur de olika  behandlingarna fungerade över tid. Det han höll på med var Livslångt lärande. Han lärde sig vad han kunde göra bättre då han senare ställdes inför ett liknande fall.  Sverker hade systematik i allt från dokumentation av åtgärder till  uppföljning och analyser av insatta åtgärders resultat. Han kallade detta ”Trial and success”. Denna inställning tillsammans med hans humanistiska personlighet och biologiska förankring gjorde honom till världens bästa minimalinvasiva operatör åtminstone en av dem.

Så gott som alla verksamheter följer upp den ekonomiska delen av sin verksamhet en gång per år med analysen: ”Gick vi ihop? Alltför många tycker att ett Ja på den frågan räcker för utvärderingen att köra på ett år till utan att försöka förändra till förbättring. Är man intresserad av att nå längre gäller stegen Mäta – Registrera-Sammanställa- Analysera – Utvärdera för att hela tiden följa upp resultaten av våra insatser. Resultaten leder till någon typ av Åtgärd.  Är allt toppen blir Åtgärden: ”Bra vi fortsätter så här!” I andra fall blir Åtgärden något annat. I värsta fall blir Åtgärden: ”H-e detta måste vi direkt sluta att göra!!!

Ekonomi är en viktig del i Verksamheten måttet heter Pengar. Skillnaden mellan Intäkter och Kostnader kallas för Vinst. (I en annan tid långt långt borta för länge länge sedan var det en kursdeltagare som kallade detta för Resultatutjämningsbidrag). ”-För att vi ska gå runt hur mycket måste vi dra in på ett år för att täcka våra kostnader?” Kan vi se om vi redan på årets första månad ligger på linje mot årets intäktskrav. Kan vi kanske bryta ned det ytterligare så att vi redan årets första arbetstimme kan se om vi kommer att gå ihop i år? Det kallas timintäkt.  Mått är styrande och pengar är måttet. På sina håll verkar timintäkterna var lika styrande som skygglapparna på en draghäst. Det finns även annat att fokusera på. Man behöver se de mått man använder som mått på de delar en verksamhet består av. Analys handlar om att objektiv studera enskilda resultat. Utvärdering är mer subjektivt och syftar till att få ihop alla dessa delar till en fungerande helhet.

För en långsiktigt hållbar och trovärdig utveckling ska vi följa de lagar som styr tandvårdsverksamheter. Nu 2025 har detta blivit än tydligare då kriminella tvättar pengar genom att göra vita fyllningar av svarta pengar eller helt enkelt stjäler pengar från Välfärden. Myndigheterna sätter in tydliga krav och kontroller, så även Privata och  Offentliga tandvårdsaktörer. Det gäller även här att FÖREBYGGA.  Tandvårdslagen är central.  Den säger att ”Vi ska verka för en god tandhälsa på lika villkor för hela befolkningen.”  Handlar lagen om pengar? Ja! Absolut om vi inte kan gå runt ekonomiskt så har vi inte de pengar som vi behöver för att producera den vård man efterfrågar i lagen. Så pengar måste vi mäta och kunna följa upp. Det är det vi tar emot som ersättning för våra produkter och tjänster som anges som ”god tandhälsa på lika villkor.”

Tandvårdslagen som nu gäller, arbetades fram och antogs sedan, 1985.  Då var det god tandhälsa som var målet. Allt eftersom munnen närmat sig kroppen och är nu (snart) en hel del av kroppen. Munnen är faktiskt själva ingångshålet och början till mycket.  Nu pratas det inte bara om tandhälsa eller munhälsa utan mer och mer munnens betydelse för allmän hälsan. Vad hälsa är har WHO definierat 1948 som såväl välbefinnande som avsaknad av sjukdom.

För att vi ska kunna följa upp vår verksamhet så innebär en del att vi kan visa för våra patienter hur mycket Friskhet och Välbefinnande de fått för sina pengar. (Typ 30 miljarder för tandvården att redovisa för Sverige som helhet). Det så kallade ”Kundvärdet” finns beskrivet i delen Kvalitetsbegreppet-Verksamhetens grundsten.

Som tidigare sagt så behöver vår verksamhet ha koll på tre dimensioner Ekonomi, Välbefinnande samt det kliniska Frisk/Sjuk. Det är dessa dimensioner eller kanske områden som vi i vår verksamhet behöver ha koll på. Både avseende oss själva men naturligtvis även våra Patienter, så klart. För att kunna följa upp resultaten inom dessa områden behövs såväl kvantitativa som kvalitativa mått. Inom dessa övergripande områden finns en mängd andra mått man kan använda för specifika delar och situationer. Ett sådant mått kan vara att man håller en extra koll på klinikens ”reklamationsavdelningen”.  Dvs de akuta besöken.

De akuta verksamheterna uppskattas mycket högt av de Patienter som har smärta eller förlorat hela eller delar av en tand i den estetiska zonen. De uppskattas även av tandvården då man  ganska snabbt kan hjälpa en lidande Patient. Områdena Pengar-Frisk/Sjuk-Välbefinnande visar samtliga positiva resultat. De akuta besöken som inte är uppskattade av Patienterna och inte heller av oss själva är exempelvis denna: Ett lossat provisorium förorsakar negativa resultat på samtliga  områden Pengar – Frisk/Sjuk – Välbefinnande, både för Patient såväl som för oss Proffsen. (Visserligen ska inte patienten behöva betala något men hen har utgifter för att ta sig till och från kliniken). Ett akut besök som en följd av en inte 100% lyckad behandling ger en större förlust än ett uteblivande, då ett sådant bara orsakar ekonomiska förluster.

Att till och från ha koll på vad era patienter söker akut för kan ge er bra feedback på vad som kan göras för att underlätta att era mål nås.

Att ha koll på hur många patienter ni har och hur deras åldersspridning är, kan ge er mycket information.  Ökar antalet är det ett tecken på att de är nöjda med era produkter och tjänster. Det uppmanas att man regelbundet genomför enkäter för att höra vad patienterna tycker om sina tanvårdare. Går de hos er och känner sig som en viktig del av tandvårdssteamet så skulle det var märkligt om någon av dessa uppgav sig vara missnöjda. Om så skulle vara fallet varför har de  då inte avslutat kontakten med er och bytt tandvårdsteam.  Jag tycker istället som i akutfallet här ovan att man istället ska fokusera på det som inte är bra. Det vill säga de som väljer att lämna er. Följ upp detta med att fråga om vad de varit missnöjda med. En typ av avvikelsehantering med andra ord.

Beträffande dimensionen Frisk/Sjuk, alltså hur väl klarar vi denna den ursprungliga Kärntjänsten? Det vill säga uppgiften att få våra Patienter att Bli Friska och Förbli Friska.  Denna dimension innehåller en hel massa uppgifter som ska mätas, registreras, sammanställas, analyseras och utvärderas. Tack vare den digitala tekniken med digitala journaler som är uppkopplade till servrar där tandvårdens  kvalitetsregister SKaPa (Svenskt Kvalitetsregister för Karies ocn Parodontit) sköter processen för att Följa upp. SKaPa är ett tydligt exempel på hur samhället blir allt plattare där makten det vill säga kunskapen sprids till ”where the Action is”.  Alltså till dem som har direkt verkan på tandhälsan Patient och Proffs i tandvårdsteamet. 

Att kunna få siffror på Frisk/Sjuk dimensionen ger ett styrmedel för den kliniska verksamheten i tandvårdsmottagningar anslutna till SKaPa. De goda exemplen kan identifieras och kontaktas för att sprida hur dessa goda exempel gör, för att lyckas bättre än andra?  Kolla vad ordet Benchmarking innebär. Vad det gäller Patienterna så blir de lättare att välja Tandvårdsteam om de på TLVs Priskollen inte bara kan se hur mycket det kostar hos olika tandvårdare utan även får en uppfattning om vilken kvalitet, produkten/tjänsten har.

Genom att återkoppla resultat till medarbetaren Patienten så kan denne se hur egenvården på hemmaplan bidrar till den egna klinikens resultat. Jämför med Diabetespatienternas uppkoppling till de kliniker de är knutna till.

HUR GÅR VI VIDARE?

Svaret på frågan ”Hur går vi vidare?” är det centrala i Kvalitetsbegreppet nämligen: Vi går vidare med STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR.

Använder man mått, ska dessa registreras och sammanställas, för att sedan kunna analyseras och utvärderas och sist men inte minst så måste dessa steg leda till någon form av beslut som leder till åtgärder som sedan behöver mätas registreras sammanställas analyseras och utvärderas osv, osv, osv, dvs upprepas. En annan företeelse man också pratar om i dessa sammanhang är den lärande organisationen. Denna beskrivs så här:

En lärande organisation är en organisation som systematiskt strävar efter att förbättra sin förmåga att lära sig och anpassa sig till förändringar i sin omgivning. Detta innebär att organisationen har en kultur som uppmuntrar till kontinuerlig inlärning och utveckling av både enskilda individer och hela organisationen.

Precis som man leder en patientbehandling med plackindex, fickdjup etc så gäller detsamma för att leda en klinik.  Mycket av utvärderingen handlar om att få kunskap. Kunskap om lite mer så att man kan nå lite längre. Trots ett omfattande och mycket lyckat fluoriderande av befolkningen sedan sextiotalet har ändå 10-20% av befolkningen problem med kariessjukdomen. En slutsats man skulle kunna dra idag är att det kanske är något ytterligare som skulle kunna behövas. Kanske är det Kunskap som benämns i sådana här sammanhang som Hälsolitteracitet. Det begreppet handlar om: ”Individers förmåga att förvärva, förstå och använda information i syfte att bibehålla, främja eller förbättra hälsa.”

Det finns sedan länge indikationer på att svensk sjuk- och hälsovård går mot en ”frontalkrock i slowmotion”. Detta då vi ganska snart med en åldrande befolkning hamnar i en situation där behandlingsbehoven överstiger de resurser som då kommer finnas tillgängliga. En viktig faktor för att minska effekten av kollisionen kan vara  att främja Hälsolitteraciteten. Alltså få fler individer att kunna få mer hälsosamma levnadsvanor. Då Kariessjukdomen är ett tecken på obalans ofta orsakad av ohälsosamma levnadsvanor borde Tandvården kunna ha en stor betydelse i folkhälsoarbete. Genom att mäta registrera samla in analysera, utvärdera och åtgärda så ger det oss kunskaper som vi kan använda för att hela tiden bli bättre på att FÖREBYGGA. OCH, för detta arbete ska vi kunna uppbära en skälig ersättning.

Förändringar är jobbiga i sig! Och TÄNK OM, de val vi gör för att gå vidare baserade på de resultat vi uppnått skulle leda till försämringar istället för förbättringar. Då är det nog bättre att inte göra något alls. Inställningen: ”Det är så mycket bättre att inte göra något, än att riskera att något eller värre, att allt blir fel” är förståelig. Men den inställningen orsakar handlingsförlamning och det som inte går framåt stannar upp innan det börjar med allt högre hastighet gå allt snabbare bakåt. Att alltid säga NEJ! leder i de flesta fall in på samma väg.  Och som sagt den leder inte framåt.

Ibland finns det beslut som man inte vet vilka konsekvenser dessa kan få. Att exakt förutsäga vilka konsekvenser som komplexa och omfattande beslut kan leda till är svårt och ibland omöjligt. Detta kan ibland vara hämmande för verksamheten. Man törs helt enkelt inte ta första steget. Uppgiften är för några eller för alla, en alldeles för stor bit att ta tag i. I sådana fall kan man bryta ned det hela till mindre delar. Delar som visserligen är små men ändå utgör små steg i den riktning man vill gå. Att utnyttja PDCA  metoden kan vara lämplig. PDCA står för Plan Do Check Act och går ut på att steg för steg  gå framåt och kontinuerligt mäta registrera sammanställ analysera och utvärdera resultaten.  Denna metod ingår i det kontinuerliga förbättringsarbetet inom kvalitetsbegreppet som Deming beskrivit.

Att säga JA! uppfattas som positivt. Att alltid säga JA till frågor som handlar om ens egen medverkan och engagemang innebär att man får vara med om väldigt mycket. Visserligen någon gång alldeles för mycket.  Säger man däremot alltid NEJ får man inte vara med om någonting alls. Säger man JA!!! får man och kan man lära sig mycket! Tandläkare Sverker Toreskogs inställning var ”Always keep a Yes on the tip of your tongue”.

Jag har ofta föreläsningar för förstaterminarna på tandläkarprogrammet en av dessa handlade om att alltid ha ett JA på läpparna. Stämningen, entusiasmen jag hade fått upp var mer eller mindre kaotisk. Ansvarig lärare var tvungen att bryta in. Han sa: “Jag vet hur mycket arbete Hans har att göra, beroende på att han alltid säger JA. Jag har därför bokat in en psykolog om 14 dagar som ska hålla en föreläsning för er studenter om konsten att säga NEJ” . Jag frågade då läraren vad psykologen svarat då hon fick frågan om att hålla föreläsningen. Han sa att hon svarat, JA! Jag replikerade då med att hon inte verkade vara trovärdig.  

Sanningen att säga, det gäller att ha balans i vad man säger JA respektive NEJ till. Men JA signalerar nyfikenhet och verkar ge mer upplevelser än ett NEJ.

Dessutom är ett JA viktigt då man i en grupp vill tänka nytt och utveckla sin verksamhet. Henrik Schyffert har beskrivit de kreativa mötena de hade inför planeringen av de olika avsnitten till Nile City. Det fanns bara två regler för dessa möten 1) Det var tillåtet att prata skit om icke närvarande personer. 2)  Det var förbjudet att säga NEJ om någon kom med en idè, ett förslag en önskan.  

Istället skulle man säga: “JA!!! Vilken bra idé du kom med den skriver vi upp på PostIT lappen och klistra upp på väggen.” Oavsett hur knäpp den idén än var Typ: ”Jag tycker att vi här och nu ska brodera en jättegobeläng som föreställer Karl X Gustavs tåg över Stora Bält.”   Nästa person som hade en minst lika knäpp fick också ett rungande JA!!! Fler och fler kom med idéer det var ju ingen som sa NEJ. Detta innebar att bland alla knäppa idéer fanns det flera PostIT lappar med mycket bra förslag som man tog med till produktionen av programmet. Hade man istället för ett Ja sagt NEJ till det första knäppa förslaget hade få vågat komma med sina idéer.